Atelier Naho Fiktives Beispiel: Namen, Daten und Beträge erfunden

Beispiel · Architekturbüro

Die Anfragen sind sortiert, die Offerten verglichen, die Dossiers nachgeführt. Der Architekt entscheidet und unterschreibt.

In einem stark ausgelasteten Büro kann auch das viel Zeit kosten, wofür es keinen Architekten braucht: eine erste Anfrage beantworten, nachfassen, Unternehmerofferten vergleichen. Hier ein Tag in einem fiktiven Büro mit acht Personen: eine eingegangene Anfrage, ein anderes Dossier mit drei Unternehmerofferten, dann die Übersicht, die alles zusammenführt. Die Leiste oben zeigt, wo Sie gerade sind. Klicken Sie, es gibt nichts zu installieren.

Schritt 1 · Montag, 8 Uhr

Über das Wochenende sind drei Anfragen eingegangen

Matthias ist Architekt, Nadia führt das Sekretariat. Wählen Sie eine der drei Anfragen.

Eingegangene Anfragen

Die eingegangene Nachricht

Nächster Schritt: die vorbereitete Antwort

Schritt 2 · Eine Minute später

Die Antwort ist vorbereitet, Nadia liest sie durch

Das Werkzeug trennt, was in der Nachricht steht, von dem, was fehlt. Heute ist das Handarbeit: öffnen, lesen, suchen, schreiben, durchlesen, notieren. Hier bereitet das Werkzeug alles vor, Sie lesen durch und geben frei. Es zeigt, was fehlt, und macht daraus eine Frage im Entwurf.

    Nichts ist vorbereitet: Die Nachricht wartet, bis jemand sie öffnet, liest, sucht, schreibt, durchliest, sendet und notiert. Klicken Sie auf «Mit dem Werkzeug», um dieselbe Anfrage bearbeitet zu sehen.

    Übersicht zur Anfrage

    Nächster Schritt: ein anderes Dossier, Offerten zum Vergleichen

    Schritt 3 · Mittwoch, ein anderes Dossier: die Baustelle Moser

    Drei Offerten für Maurerarbeiten, nebeneinander

    Drei Unternehmen haben ihre Offerte eingereicht, um eine Wand zwischen Küche und Wohnzimmer zu öffnen. Das Werkzeug stellt sie Zeile für Zeile nebeneinander und zeigt, was sich noch nicht vergleichen lässt. Es sagt nicht, welche zu wählen ist.

    Offertvergleich, Beträge in CHFBaustelle Moser, Haus von 1974 (fiktiv)
    PositionUnternehmen AUnternehmen BUnternehmen C
    Nächster Schritt: die Dossierübersicht

    Schritt 4 · Am folgenden Montag

    Die Dossierübersicht, bereit am Montagmorgen

    Jede Zeile wird mit dem nachgeführt, was Sie weiter oben gemacht haben.

    Montagsübersicht4 offene Dossiers
    DossierStandWartet aufZu tun
    Jede Zeile stammt aus der Pendenzenliste des Büros. Das Werkzeug weist hin, es entscheidet nicht.

    Was sich für das Büro ändert, und was beim Architekten bleibt

    Heute oft

    • Eine erste Anfrage wartet mehrere Tage auf eine Antwort?
    • Drei Offerten vergleichen heisst, die Tabelle von Hand neu zu erstellen?
    • Um zu wissen, wer worauf wartet, muss man jedes Dossier wieder öffnen?

    Mit dem Werkzeug

    • Die Antwort ist vorbereitet, mit den Fragen zu dem, was fehlt.
    • Die Offerten stehen Zeile für Zeile nebeneinander, die Abweichungen sind markiert.
    • Die Dossierübersicht ist jeden Montag bereit.
    • Die Pläne, die Einhaltung der Vorschriften, die Wahl des Unternehmens, die Beziehung zur Bauherrschaft und die Unterschrift bleiben beim Architekten.

    Und bei Ihnen?

    Dieses Beispiel ist fiktiv. Bei Ihnen würde das Werkzeug von Ihren Briefvorlagen, Ihren Dossiers und Ihren üblichen Unternehmen ausgehen. Es zeichnet keine Pläne und prüft nicht, ob sie den Vorschriften entsprechen. Ich stütze mich auf das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG); je nach Fall kann auch die DSGVO gelten, das klären wir gemeinsam. Wo die Nachrichten bearbeitet und aufbewahrt werden, wird vor dem Start festgelegt.

    Schreiben Sie mir oder rufen Sie mich an, ich zeige es Ihnen an einem Ihrer echten Dossiers:
    jocelyn@ateliernaho.ch · +41 77 269 06 20